Praxis-Fälle

. . . so bezeichnete eine Kundin meine Arbeit: "Wir laden nur noch Belege hoch - damit ist für uns ALLES erledigt. Wir sehen und hören nichts von Dir und alles läuft."

Bevor ich diese Buchhaltung digital optimierte wusste die Unternehmerin Woche für Woche nicht, wie lange sie für die (Auslands-) Überweisungen noch brauchen würde und Monat für Monat nicht, wie viele Belege sie nachträglich in die Steuerkanzlei würde bringen müssen -

Soll ich auch mal anonym für Sie buchen?: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! 

Die produktivste Art der Buchhaltung ist für mich die, bei der die buchende Person selbst die Zahlungen auslöst. Denn dann ist zuvor alles so organisiert, dass nach dem Hochladen der Belege im Unternehmen selber niemand mehr aktiv werden muss. Anschließend laufen digitalisierte Automatismen ab, ohne auf abschließende menschliche Kontrolle VOR der Zahlungsfreigabe zu verzichten.  

Genauso möglich ist es aber natürlich, dass die buchende Person weder mit den Zahlungs-Vorschlägen noch mit der eigentlichen Zahlungs-Freigabe etwas zu tun hat. Das macht für mich den Reiz meiner Arbeit aus: Aus meinem digitalen Datev-Werkzeug-Koffer für jedes Unternehmen die passenden Werkzeuge so anzuwenden, dass dem jeweiligen Unternehmen in seinen gewachsenen Arbeitsabläufen bestmöglich geholfen ist - welche Teile dieser gewachsenen Arbeitsabläufe erhalten bleiben sollen ist natürlich von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich.   

Weil der Weg zu einer neuen digitalen Buchhaltung von Betrieb zu Betrieb bisher jedes Mal ein anderer war passt das Bild vom Licht am Ende des Tunnels auch am besten zu diesem Praxis-Fall. Ich kann Ihnen nur anbieten und raten, Sie beim "loskrabbeln" mit meiner jahrezehntelangen Erfahrung zu unterstützen - loskrabbeln müssen Sie schon selber . . . .  Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!  

... auf der Debitoren-Oposliste sanken durch Neu-Organisation der Buchhaltung und konsequentes Mahnen binnen 24 Monaten auf 150.000€. Allerdings war die technische Einführung des professionellen Datev-Mahnwesens die weitaus kleinere Arbeit. Die Masse der Arbeit lag vielmehr darin, über Monate hinweg Woche für Woche dutzende Mahnungen und die daraus resultierenden Telefonate/Mail-Rückfragen/Schriftverkehr abzuarbeiten.

Hier liegt ein wesentlicher Unterschied zwischen mir und buchenden Steuerkanzleien bzw. zwischen mir und festangestellten Buchhaltungs-Mitarbeitern: Sobald ich so einen Berg an Arbeit bewältigt habe, verschwinde ich wieder aus Ihren Kosten. Steuerkanzleien können für soviel Arbeit in der Regel keinen Mitarbeiter abstellen und festangestellten Mitarbeitern wäre die Aussicht auf ein Ende der Arbeit ein Grauen, weil damit auch ihr Einkommen enden würde.    

Hier im Fall drehten wir gemeinsam die Liquiditäts-Uhr von  "5 vor 12" auf  "1vor8" zurück, wie auf unserer Avocado-Uhr.

Dass Unternehmer/innen "spät-nachmittags" um 22.37 Uhr (müde, lustlos und manuell = also fehler-anfällig) bezahlen gehört bei meinen "all-inclusive-Kunden" der Vergangenheit an: "Einscannen und fertig" als all-inclusive-Form der Buchhaltung ist auch für Sie nur eine mail@simon-majer.de entfernt - 

dann können auch Sie sich verträumt in eine Lagune stellen und dem lieben Gott beim Malen zusehen . . . 

... der letzten 8 Wochen verhinderten Skontoabzüge in vier bis fünf-stelliger Höhe. Wir brauchten einige Wochen, um den Ordner "zu zahlende Rechnungen" abzuarbeiten und fortan wieder ALLE Rechnungen mit Skontoabzug zahlen zu können. So lohnt sich meine Arbeit relativ schnell - 

Lust auf Lieferanten-Skonti?: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

... aus PDF-Rechnungen ist gewährleistet dank lückenloser digitaler Weiterverarbeitung mittels Datev-Unternehmen-Online. 

Drucken Sie digitale Eingangsrechnungen aus der E-Mail heraus aus VERLIEREN Sie Ihren Anspruch auf die Erstattung der VORSTEUER.  

Zwei wichtige Helferchen dabei sind die beiden Datev-Programme "Upload mobil" und "SmartLogin", die auch für die leicht abhanden kommenden "Unterwegs-Bar-Belege" eine echte Chance bieten, zeitnah korrekt verbucht zu werden anstatt in irgendeiner Hosentasche von der Waschmaschine zerstört zu werden.   

... auf der Debitoren-Opos-Liste kosteten Liquidität, weil Umsatz- und Einkommensteuer vor Jahren ans Finanzamt abgeführt worden waren, ohne das Geld vom Kunden erhalten zu haben. 

Und nochmal Handarbeit: Opos-Liste bereinigen (hört sich harmlos an), Mahnwesen einrichten, Mails&Briefe beantworten/telefonieren/diskutieren und schließlich genießen, dass sich Liquidität durch professionelle Buchhaltung verbessert -

fühlte sich für den Unternehmer wohl ähnlich schwerelos an wie für mich die erste Fahrt mit unserem neuen Flysurfer-Kite kurz nach diesem Foto. 

. . . gehört natürlich auch zu meinem Angebot und macht uns bisher immer beiden viel Spaß. Selbst eine erfahrene Bilanzbuchhalterin, die jahrelange Erfahrung mit Datev-Kanzlei-Rechnungswesen hatte, meinte nach den ersten 3 Stunden digitaler Buchhaltung: "Heute schlafe ich wahrscheinlich nicht erst während des Heute-Journals ein."  Zweimal drei weitere Stunden praktische Anwendungs-Schulung später, in denen ich sie nur noch korrigierte, wenn sie "irreparable Schäden" verursacht hätte, hatte sie sich aber bereits so gut eingelebt, dass ich seither von ihr keine Rückfrage mehr erhalten habe. 

Deutlich langfristigere Schulungs-Anforderungen durfte ich aber auch schon erfüllen: Mit einer weniger erfahrenen Buchhalterin hatte ich nach 3 Monaten noch fast wöchentlichen Kontakt bei 5-Minuten-Kleinigkeiten. Sie weiß aber schon lange von mir, dass Sie ruhig ein bisschen frecher & mutiger sein sollte . . . 

Schulungs-Bedarf?: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

... wurde versehentlich 4 mal an die Kommune bezahlt: 2 Lastschriften durch die Kommune und 2 Überweisungen durch die Unternehmenerin waren monatelang niemandem aufgefallen: Nicht der Unternehmerin, nicht der Buchhalterin in der Steuerkanzlei und auch der Gemeinde nicht - eine ungute Kombination aus Fachkräfte-Mangel und Arbeitsüberlastung!

Lösungsweg seinerzeit: Belegfluss digitalisieren und Zahlungsverkehr neu organisieren. ENTSCHEIDENDER Unterschied: Ich lasse mich bei der Optimierung oder Erledigung einer Buchhaltung nicht unter Zeitdruck setzen. Die Beseitigung von Unordnung in einer Buchhaltung kostet Zeit, weil das Entstehen der Unordnung schließlich auch Zeit gekostet hat. Ich kann ja nicht hexen, sondern nur buchhalterisch sauber arbeiten . . .  

Die zurück gewonnene Ordnung fühlte sich für die Unternehmerin ähnlich befreiend an, wie das Lösen der Seile von den Kinderfüßen im Bild . . . 

... beherbergte ordentliche Liquditätsreserven, um die sich längst niemand mehr kümmerte, weil in dem Ordner viele ungeklärte Fälle in Frieden ruhten - 

aber mit ein bisschen Geduld und Zeit war dem Problem schnell beigekommen. 

... vermeidet eine "Verfahrens-Dokumentation" Aufregung/Hektik/Betriebsamkeit vor der Betriebsprüfung. 

Sie ermöglicht "ersetzendes Scannen", also die Vernichtung der Papier-Rechnungen. Ihre Einrichtung macht zwar Arbeit, aber wenn der Betriebsprüfer klingelt . . .  

. . .  gibt es keinen Grund für Nervosität mehr. 

... bügelt eine E-Mail-Archivierung versehentliche Löschaktionen aus und sorgt für Langeweile vor der Betriebsprüfung anstatt für Aufregung und Hektik.

Das Stichwort "E-Mail-Archivierung" hörte sich für mich anfangs beklemmend an, weil ich mich in meinem E-Mail-Konto nicht überwacht fühlen wollte. Seit ich meine Mail-Konten aber archiviere, schätze ich es sehr, eine versehentlich gelöschte E-Mail im Archiv problemlos wieder zu finden. 

... für DIGITALE Rechnungen werden dank Datev Unternehmen Online inzwischen ohne einen einzigen Leitz-Ordner, ohne einen einzigen qm Lagerraum und ohne einen einzigen zusätzlichen Handschlag gewahrt - 

so dass meine Kunden völlig entspannt den Sonnenuntergang genießen können . . . 

. . .  werden ebenfalls dank Datev Unternehmen Online ohne Leitz-Ordner, ohne Handarbeit und ohne zusätzliche Archiv-Räume rechtssicher archiviert - 

so dass meine Kunden tatsächlich warten können, bis die Sonne vollends unter gegangen ist . . . 

"Wemmer Di jetz scho grad am Schlawittle hand" (hochdeutsch: "Wenn Du uns jetzt ohnehin gerade zur Verfügung stehst"): Ich richte Ihnen Ihre digitale Datev-Buchhaltung fix und fertig ein und verschwinde nicht auf halbem Wege zu einem anderen "meiner zahllosen wichtigen Kunden". Das kann ich, weil ich immer nur eine einzige Buchhaltung gleichzeitig digitalisiere: Diese Verfügbarkeit kann ich aber nur bieten, weil ich etwas mehr koste, als wenn Steuerkanzleien buchen, wobei ich deutlich preiswerter bin als Steuerberater/innen oder Datev-System-Partner/innen oder gar die Datev selbst. 

Bevor ich einen neuen Auftrag annehme, frage ich Sie, ob Sie noch größeren Bedarf nach mir haben. SIE entscheiden also, wann ich bei Ihnen fertig bin, nicht mein übervoller Termin-Kalender. Diesen ungern gesehenen Fehler der Berater-Branche (mit viel Tam-Tam starten und dann mangels Zeit trotz deutlich dreistelligem Stundenlohn ewig rumstochern) möchte ich uns beiden ersparen - 

das ist übrigens wie beim Kiten im Bildchen:  Abspringen kann fast jeder - sanftes Landen ist dagegen eine Kunst . . . die ich inzwischen dank ewigem Rumstochern nach und nach beherrsche - besser geht natürlich immer . . .